(Sebastián Rago, Director Asociado para Wall Chase Partners Cono Sur) El tiempo se ha convertido en un recurso escaso que las organizaciones deben aprender a administrar a fin de optimizar cada una de sus actividades. Tal es así que saber cómo emplear el tiempo de forma productiva genera valor agregado para empresas y colaboradores, quienes por medio de esta habilidad reducen ampliamente manifestaciones tales como estrés y ansiedad.
Son muchas las personas que, ante las exigencias cotidianas, entran en pánico a la hora de encauzar el cumplimiento de sus actividades durante la jornada laboral. Para evitar este tipo de situaciones, se torna necesario evaluar el orden de prioridades desde una óptica estratégica. Varios autores a lo largo de los años han contribuido a diseñar métodos capaces de armonizar la ejecución de tareas en la oficina. A continuación los tres más utilizados:
Getting Things Done (GTD). Su objetivo es eliminar las preocupaciones, focalizándose en lo que importa. Antes de comenzar con la ejecución de las tareas, sugiere recolectar, procesar, organizar y revisar las demandas del día de trabajo. Este método ayuda a crear un flujo de trabajo utilizando listas de tareas, calendarios y material de referencia.
Módulos. Disminuye el estrés y la sensación de “no voy a llegar” o “no puedo hacer esto”. Consiste en dividir un proyecto grande en tareas pequeñas para ser realizadas por módulos.
“Tríade”. Consiste en definir las metas para ser cumplidas en un tiempo establecido. Propone clasificar las actividades en tres ítems, “importantes” (generan resultados), “urgentes” (requieren tiempo y precisión) y “circunstanciales” (ocasionan pérdida de tiempo).
Por último, para sobrellevar con éxito la organización del tiempo, es clave tener en claro cuáles son los objetivos que se buscan y planificar cómo se pueden alcanzar, focalizándose en la tarea que se está realizando, a fin de evitar posibles interrupciones y/o querer realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Aprender a trabajar en equipo, delegando ciertas tareas y saber decir “no” en determinadas circunstancias ayuda mucho a lograr el objetivo.