Los eventos son instrumentos para dar a conocer en el mercado lo que se vende y facilitan el acercamiento con clientes actuales y potenciales. Sin embargo, coordinar de manera efectiva y ordenada el presupuesto, los servicios a contratar, la fecha y el lugar ideal y el canal adecuado para cursar las invitaciones, no resulta sencillo.
Para novatos en el tema (y no tanto) aquí van algunas herramientas que pueden servir de gran ayuda para no morir en el intento.
Doodle y la fecha ideal
Ayuda a buscar una fecha para realizar la reunión. Permite preparar una encuesta en la que se sugieren varias opciones (en vez de escribir numerosos mensajes) e invitar a los participantes a que escojan sus preferencias. De esta forma, el día y horario se fijan de manera ordenada (y todos influyen en la decisión final).
Para responder no hace falta tener una cuenta ni bajar la aplicación y resulta muy eficiente en el ahorro de tiempo.
Doodle es gratis, está disponible en iOS y Android y es posible sincronizar con Google Calendar, Yahoo, Outlook y otros.
Pro Party Planner, la más integral
Permite invitar a todos los contactos desde un solo lugar importando la lista desde Excel o Google Docs, obteniendo reservaciones en tiempo real (sin que el invitado tenga que registrarse en la app).
Además es posible planificar los asientos y la decoración del salón con realidad aumentada que deja visualizar como quedará todo. Esta app es muy útil para asignar tareas, establecer recordatorios, rastrear el progreso de la organización, el estado del presupuesto y crear listas de compras de manera inteligente. Pro Party Planner está solo disponible en iOS y cuesta US$ 4,99.
Attendium, administrando invitados
Con esta herramienta la lista de invitados se convierte en un archivo digital (importando datos desde Excel u otros documentos). Sin importar si las personas confirmaron por Facebook, e-mail o formularios webs, toda la información se sincroniza automáticamente entre distintos dispositivos. Incluso se puede buscar y registrar invitados mientras se está desconectado.
También es muy útil la clasificación de participantes según categorías que uno puede armar según su necesidad (VIP, familia, prensa) y la elaboración de informes de asistencia y análisis que permite hacer en tiempo real. Attendium es gratis y está disponible en iOS y Android.
Pepperplate, el foco en el menú
Es ideal para manejar de manera eficiente los platos a servir en el evento, recetas y listas de compras desde cualquier dispositivo. Es posible crear y editar recetas propias o importarlas desde otros sitios. Además permite cocinar empleando múltiples temporizadores de cocción.
Ofrece una escala que ayuda a calcular la cantidad correcta de comida según el número de comensales y la posibilidad de organizar la lista de compras de la forma en la que habitualmente uno opera en la tienda. Pepperplate es compatible con todos los sistemas operativos y es gratuita.
Eventbrite, para eventos con entrada
Generando una cuenta, el usuario crea un evento que se publica en esta plataforma, la cual funciona como un escenario en el que se presentan diferentes shows y experiencias (muy útil para eventos con entrada, ya sea gratuita o no).
Los asistentes podrán pagar por Internet (si es que hay que hacerlo) y el organizador recibirá su dinero con rapidez (incluso antes de que haya finalizado el evento). La operación se hace a través de un procesamiento de pagos de la plataforma.
Eventbrite posibilita también armar un formulario para solicitar datos a los participantes, crear invitaciones para difundir el evento entre los contactos y controlar el ingreso el día del acontecimiento con el celular, entre otras cosas.
El servicio es sin costo para eventos gratuitos; de lo contrario se cobran diferentes porcentajes sobre el precio de las entradas (varía según el usuario opte por un plan básico, profesional o premium).
Zapier, varias tareas al mismo tiempo
Se trata de una plataforma que permite trabajar con más de 1.500 aplicaciones de manera integrada. El usuario conecta las que utiliza habitualmente y así automatiza flujos de trabajo. Por ejemplo es ideal para compartir una invitación automáticamente en todas las redes sociales o combinar emails.
Zapier tiene una versión gratuita y una con cargo (depende de cantidad de combinaciones de aplicaciones que se quieran hacer).