En líneas generales, la automatización de la gestión de gastos como disciplina viene permitiendo a las empresas generar ahorros, controlar el flujo de dinero, evitar fraudes y permitir a las áreas administrativas concentrarse en agregar valor al negocio en lugar de pasar infinitas horas revisando tickets, preparando liquidaciones o confirmando inconsistencias en una rendición. El regreso paulatino a rutas y aeropuertos genera nuevos desafíos en este sentido: la incorporación de los viajes a la estrategia de gestión de gastos potencia los beneficios mencionados para la automatización.
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No se trata de una cifra menor. Los viajes suelen representar el segundo mayor centro de gasto controlable, superado únicamente por los salarios. Eliminar el exceso de costos y aumentar el ahorro garantiza que las empresas aprovechen al máximo los presupuestos, algo fundamental en épocas como la actual, donde cada punto de eficiencia puede ser esencial para la continuidad del negocio. A pesar de las evidentes ventajas, no son pocas las empresas siguen registrando y detallando los gastos de viajes manualmente. Este proceso es una invitación a cometer equivocaciones y, como sabemos, las equivocaciones cuestan mucho dinero: uno de cada 10 viajeros presenta al menos un gasto duplicado incorrecto y cada error representa un monto promedio de 50 dólares.
Más allá del ahorro: los beneficios de la automatización
Schneider Electric, compañía especializada en el desarrollo de soluciones digitales para el cuidado de la energía y automatización para obtener mayores niveles de eficiencia y sostenibilidad, delineó una estrategia de mejora de procesos con el objetivo de mantener una visibilidad de 360º de sus operaciones. En este contexto, decidió optimizar el proceso de gastos y viajes, con la necesidad de cubrir tres dimensiones: facilidad y amigabilidad de uso, eficiencia en el control y reporte total para el cumplimiento de políticas internas. Así, de la mano de SAP Concur, la empresa abandonó los procesos manuales que funcionaban para colmo como silos, es decir, sin conexión con el sistema de gestión central: usuarios que imprimían sus planillas de cálculo y les abrochaban los tickets de gastos, papeles que circulaban por la empresa buscando la firma que autorizase las operaciones y pilas de correos electrónicos que iban y volvían sin un control centralizado. Además de los beneficios propios de la automatización -hoy los responsables de control pueden revisar los gastos de toda la compañía en el mismo tiempo que antes les tomaba analizar un solo empleado-, SAP Concur generó ahorros marginales, como una reducción del 30% en consumo de papel y, la principal, facilitar la vida de todos sus usuarios.
Por su parte, Rizobacter, compañía argentina especializada en microbiología agrícola con 45 años en el mercado, eligió SAP Concur para agilizar sus procesos de gestión de gastos y apalancar el crecimiento de la organización en otros mercados. En el pasado, la empresa tenía una serie de controles manuales que dificultaban la precisión de la información y generaban demoras de procesamiento. Esto incluía al manejo de gastos de viajes, implicando muchas horas de recursos del área de abastecimiento, que desarrollaba esta tarea de manera casi artesanal, al punto que resolver una cuestión sencilla, como si un empleado tenía saldo a su favor, se convertía en una verdadera odisea. Hoy la empresa cuenta con un flujo sencillo y automatizado de los procesos y ofrece una mejor experiencia a los empleados, que pueden informar gastos y obtener rendiciones directamente desde su dispositivo móvil. Los beneficios de utilizar SAP Concur para Rizobacter se resumen en cuatro conceptos: calidad de la información, control, simplificación y experiencia del usuario.
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