En el Palacio 6 de Julio y en todas las entidades descentralizadas de la Municipalidad, existen más de 57 mesas de entrada que receptan alrededor de 100.000 trámites por año. Previo a la creación del SIRAD, las diversas mesas de entrada utilizaban diferentes sistemas de registro, como el GUI1, de más de 30 años de antigüedad.
El formato manual tuvo como resultado una deficiente integración de la información y actualización de datos, disminuyendo la calidad de atención. Por aquel entonces, el sistema implementado tenía errores de datos, duplicación y sobrecarga de tareas. Además, ante la diversidad de tecnologías aplicadas y la falta de integración, había ausencia de indicadores confiables sobre la gestión de documentos.
En el año 2012, se toma la decisión de implementar un sistema web. Así, la Municipalidad en conjunto con la UTN crean SIRAD: Una interfaz web que registra los documentos y sus movimientos, permitiendo su seguimiento y el acceso sobre cualquier archivo desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Para su construcción se creó un equipo multidisciplinario, integrado por personal de la Dirección de Mesa General de Entradas, Aforos y Archivo General; especialistas en archivología, profesionales y personal técnico del Centro de Cómputos Municipal y del Departamento de Ingeniería en Sistemas de Información de la UTN.
En enero de 2016 la Municipalidad comienza a utilizar SIRAD. Actualmente, el sistema da soporte a la gestión documental de mayor caudal: los expedientes, que representan el 50% de los sectores más relevantes del municipio. Actualmente tiene registrados más de 960.000 documentos y 5.800.000 movimientos.
Más allá del traspaso analógico al digital, integra reformas para disminuir el engorroso sistema burocrático. Y como pocos, permite el seguimiento del archivo desde su inicio hasta su etapa final.
Para su uso, se diseñaron guías de usuarios rápidas, que permite a todo el personal municipal usar el sistema y entenderlo de una manera simple y gráfica.
Con su puesta en marcha, SIRAD permite obtener información actualizada sobre el ciclo de vida del documento. Además, cualquier empleado puede consultar un trámite y documento, al que simultáneamente pueden acceder otros empleados, transparentando la gestión municipal: El sistema otorga seguridad y precisión a los trámites y movimientos, además de contar con una interfaz intuitiva y fácil de utilizar.
En un futuro, el sistema también dará soporte a los procesos de archivo y a la gestión de digitalización de la documentación; y se podrá acceder desde cualquier página web a futuro para que el ciudadano pueda hacer su propio seguimiento.
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