Una empresa local abandonará el email en 6 meses

(Sebastian Gaviglio) Un medio que parecía incuestionable a la hora de la comunicación empresaria (interna y entre empresas) empieza a enfrentar problemas como el “spam corporativo”, la aparición de canales de comunicación más poderosos y plataformas sobre redes sociales que resultan más atractivos y eficientes para la colaboración entre las personas dentro de las empresas. Snoop Consulting se anima a “dejar atrás” el email y probar con Workplace.

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La hiperconectividad avanza a gran velocidad y muchas veces no es capaz de canalizar las demandas de las distintas áreas que componen una empresa. Hoy no es suficiente con el correo electrónico para distribuir tareas, para comunicar avances o informar noticias relevantes. El email se muestra lento y poco dinámico para responder a la velocidad con la que suceden las cosas.

Las empresas están empezando a migrar a procesos de trabajo más ágiles y eficientes: ejemplo de ello es Snoop Consulting, una consultora tecnológica argentina que recientemente finalizó la implementación de Workplace, la red social empresarial de uso interno creada por Facebook que permite conectar diferentes niveles de la organización con una interfaz conocida por todos. De esta manera se convierte en la primer empresa de transformación digital en implementar Workplace de Facebook en Argentina.

“En 6 meses esperamos no utilizar más el correo y el chat interno. Estoy seguro que en el futuro esto será común en todas las empresas", resume Gustavo Guaragna, CEO de Snoop Consulting.

“Ya estamos realizando las transmisiones en vivo de capacitaciones y reuniones, encuestas y las comunicaciones de recursos humanos y ciertas transacciones de negocio. Nunca vimos algo así antes, en las primeras dos semanas conseguimos una adopción del 95%" afirma Germán Torres, ejecutivo a cargo de las Prácticas de Change Management de la consultora. “En lugar de tomar nota en una reunión, hoy se transmite en vivo y el video queda disponible a todos los interesados. Es el paradigma de la abundancia digital, donde guardar y compartir un video cuesta lo mismo que enviar una minuta" comenta Torres.

Uno de los principales problemas del email es el “spam corporativo”, todo el correo basura que se genera internamente (y sin intención) al poner en copia a otros colaboradores "por si acaso..." o los famosos mails "FYI" (Para su Información). Esto genera una falsa sensación de “notificado” o "yo avisé". También está el problema opuesto: no enterar a alguien involucrado en un tema, por desconocimiento de ese interés u obligación. Las organizaciones montaron procesos críticos sobre una plataforma pensada 50 años atrás, con otras limitaciones, paradigmas y valores. Como en muchas otras organizaciones, cuando el mail no fue suficiente, se implementaron redes sociales corporativas para satisfacer la demanda de usuarios cada vez más sofisticados respecto de la comunicación. A su vez los grupos de interés internos, creaban y usaban otras herramientas para chat y redes sociales en las cuales colaboraban.

“Lo clave fue empezar a re-pensar cómo hacer en Workplace todo lo que hacemos hoy a través de varios canales independientes entre sí y no solo logramos unificar una plataforma de colaboración interna sino que aprovechamos los beneficios adicionales que nos da y las ideas de mejoras que surgen continuamente. Encontramos que esto fue mucho más allá del team original que tenía a cargo el proyecto y todos estamos innovando constantemente con propuestas. Y nos encontramos trabajando en automatizar otros procesos sobre la plataforma. cómo integrar su aplicación de gestión de hallazgos con Workplace para dotar de "colaboración social" al sistema de calidad”,  comenta Valentina González, referente de Gestión de las Personas en Snoop Consulting.

Otro aspecto a resolver fue rediseñar la comunicación interna en una herramienta 100% social. Hay información que se comunica de forma obligatoria, otra que es en función del interés, de cuan relevante es un tópico según el contenido y a quién esté dirigida esa información. Estas herramientas son muy poderosas y aprenden de los hábitos de los usuarios, permitiendo comunicar selectivamente además de verificar automáticamente quién recibió y visitó las publicaciones.

Los usuarios, así como pueden disparar una transacción enviando un mail, hoy también pueden hacerlo conversando en un chat con un asistente virtual, por ejemplo, avisando que ya se puede emitir una factura a un cliente, y esto informa al ERP. Otro ejemplo: cuando se genera información relevante en otros sistemas internos (RRHH, CRM o Finanzas) se genera una noticia que se comunica en canales de Facebook Workplace a los involucrados.

"Es como una conversación permanente y ordenada de todos los actores en cada área de interés (ya sea un proyecto, un proceso o una práctica de negocios). El volumen y calidad de información que circula está creciendo exponencialmente y la integración entre personas está generando nuevas redes internas que aceleran nuestra capacidad de innovar” finaliza Guaragna, con entusiasmo sobre la iniciativa.

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