A raíz de esta necesidad y para cubrir la necesidad de muchas compañías que desean mantenerse operativas y competitivas es que surgen las empresas que ofrecen soluciones respecto de la gestión de información o la gestión de archivos. Esta es una manera práctica de encontrar una solución a un problema que no decanta y que merece toda nuestra atención.
Existen plataformas que buscan facilitar la gestión de documentos y archivos, y al mismo tiempo ofrece soluciones globales que además incluyen herramientas que apoyan la comunicación bidireccional, la automatización de acciones tanto de ventas como de marketing, realizan la gestión de proyectos y tareas, asiste en la creación de páginas web, solo por nombrar algunas de las muchas funciones que puede cumplir teniendo un alto grado de adaptabilidad.
Hoy en las empresas es tal el volumen que se maneja que se han creado nuevos puestos en torno a estos temas, tales como gestor de proyectos y estas personas dedican muchas horas de su jornada laboral semanal en organizar la información y gestionar la burocracia del papeleo. Y aunque esto no es su tarea principal es una realidad que esta labor administrativa le quita mucho tiempo que sería valioso invertido en algo más productivo.
En este sentido los softwares que proponen gestión de documentos fueron diseñados para disminuir el trabajo de organizar y clasificar los archivos de forma manual, y como método de control y seguridad en el manejo de información se asignan permisos y claves de acceso, entonces, de esta forma se logra crear flujos de información y puestos de trabajo que resultan ser en simultáneo revisiones y aprobaciones de otros.
¿Qué podemos encontrar en un software de gestión de documentos?
En el momento en el que nos decidimos a buscar un sistema que nos colabore con la gestión de documentos, es importante tener en cuenta algunas prioridades y la principal es respecto a la seguridad y las medidas que toma en primer nivel ya que de este modo estaremos protegiendo información realmente importante y hasta confidencial, también podremos protegernos de las indeseadas filtraciones de datos y por último cumplir con la ley que regula la protección de datos. Sin más, las funciones que resultan claves son:
- Control de acceso por distintos medios.
- Cifrado de la información para evitar filtraciones.
- Realización de copias de seguridad regulares y recuperación de datos en caso de contingencias.
- Permisos para sectorizar accesos o información.
- Variadas funciones de búsqueda para que acceda a la información rápidamente quien lo necesite.
- Permanente acceso a la nube para aumentar la disponibilidad.
A fin de cuentas, quien mejora en mayor medida la gestión son las personas y su capacidad de colaboración, por eso, un paso imprescindible es empoderar a los empleados para que cada uno contribuya desde su lugar alineando los objetivos individuales con el propósito global.
Por último, tenemos que buscar que este software no solo sea compatible con otras herramientas de la corporación, sino que también se integre y logre crear la sinergia necesaria con otras gestiones como para que se mantenga una fluidez óptima en la que nos encontremos sostenidos y acompañados para centrar las energías y el tiempo en menos tareas administrativas y en más labores creativas y significativas que aumenten la productividad.
¿Qué es la gestión de archivos?
Es básicamente una herramienta que gestiona archivos y se trata de un software que fue pensado, diseñado y creado para guardar información y autorizar a determinados usuarios por medio de accesos compartidos a acceder a esa información a través de ciertas aplicaciones que fueron desarrolladas para la utilización de esos datos, el control y el procesamiento de estos.
Si se logra una implementación correcta de este tipo de aplicaciones la compañía se verá alivianada ya que facilita notablemente el procesamiento de la información en primera instancia dentro de la compañía, pero en consecuencia también fuera de ella al momento de interactuar con clientes o proveedores.
Estos sistemas brindan las múltiples ventajas de gestionar, controlar y prevenir errores al momento de manejar grandes flujos de datos. De esta forma habremos conseguido ser más eficientes en ambos sentidos, en la velocidad y calidad de nuestra gestión y en la prevención o detección temprana de errores o duplicaciones.
El valor agregado de tener toda la información posible en la intranet
Quizás el problema más grande con el que se encuentran las empresas es el desgaste o pérdida de tiempo y recursos que se genera puertas adentro y entre departamentos o sectores.
Y es que es un hecho que resulta un desperdicio en muchos sentidos la mala utilización de los recursos disponibles y esto conlleva la ralentización de todo el sistema de gestión, la pérdida de oportunidades porque la demora en el proceso de información y en consecuencia la demora excesiva en la toma de decisiones o en el peor de los casos tomar malas decisiones por falta de información pertinente.
Sin dudas, elegir la gestión documental y verla como una oportunidad y una mejora y no como un gasto es un cambio de paradigma al que todo buen empresario se debiera someter, es que es importante entender el impacto que tienen algunas acciones respecto de la empresa y en la actualidad negar el valor que significa contar con la información adecuada, en el preciso y de la forma correcta puede hacer la diferencia entre sobrevivir en el mercado o morir en el intento.
Por eso, la mejor recomendación es el empoderamiento del personal y el acceso constante a la información a través de sistemas como la intranet la cual tenemos que mantener actualizada y en la que podemos asignar permisos para que solo accedan aquellos que están correctamente autorizados.
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