Los 10 mandamientos del Excel para ahorrar 2 horas al día y ser "empleado del mes"

No hay dudas que Excel es una de las herramientas menos comprendedias de la suite Office de Microsoft. La herramienta, una poderosa hoja de cálculo, tiene más de 500 funciones pero; según informó la revista especializada Harvard Bussiness Review, sólo algunas son realmente esenciales.

"Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel", afirmó Harvard Business Review en un artículo, donde menciona "una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo", aunque "para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día".

Pegado especial

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada "pegado especial" para pegar la información de otra manera. La ventaja que ofrece el pegado especial es poder discriminar entre los diferentes formatos que se copian de un grupo de celdas a otro. Este control permite hacer más eficiente el trabajo de formateo de los archivos.

Cuando se copia  lo que hay en una celda (Ctr+C) se pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que se quiere copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos.

Añadir varias filas

A la hora de añadir varias filas, hacerlo una por una puede suponer una mayor perdida de tiempo. Pero usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) se puede seleccionar el número de filas a agregar. Haciendo clic en el botón derecho se pueden insertar. Lo mismo vale para el comando "Insertar filas de hoja", siempre y cuando se seleccionen antes las filas que se van a añadir.

Relleno rápido

Esta función permite que el programa recopile y considere la información que ya se ingreso con anterioridad. Así, Excel aprende a reconocer patrones en el contenido del documento. Por ejemplo, sugiere un nombre completo si se agregan nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si se ingresan juntos. Es muy fácil de agregar, sólo hay que presionar ctrl + E, o ir a la pestaña de "Datos" y activar "Relleno Rápido".

Índice y coincidir

Una función clave que hace mucho más fácil el trabajo en la planilla de cálculo. A la hora de extraer datos y valores, estas dos herramientas combinadas son imbatibles.

¿Cómo se usa? "Índice" tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. "Coincidir"(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

Ctrl + Y

La opción de "deshacer" es una de las útiles porque permite rápidamente volver atrás el último comando ejecutado. Pero, ¿qué pasa cuándo el problema fue justamente esa acción? Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y. 

Congelar

Mantener congeladas ciertas filas y columnas puede servir para trabajar más facilmente con documentos de gran extensión. ¿Cómo se usa? Primero se elige la parte de la hoja de cálculo que se quiere congelar y se hace clic en el menú "vista" o "visualización". Después hay que elegir "inmovilizar fila superior" e "inmovilizar columna", haciendo clic en lo que se quiera congelar.