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Asamblea Digital: cómo juntarse a cumplir la ley, pero sin juntarse físicamente (con Firma Digital y Blockchain)

Toda empresa o asociación debe realizar al menos una vez al año una asamblea, y la pandemia afectó a muchas de ellas por la imposibilidad de los convocados de reunirse presencialmente. Para solucionar este problema surgió Asamblea Digital, un servicio para que este tipo de encuentros se lleven de forma online y segura, ya que a toda la información compartida se le genera un Certificado de Cadena de Custodia Digital almacenado en Blockchain. En Argentina alrededor de 100 asambleas ya se realizaron con esta herramienta.

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Asamblea Digital nace en marzo de 2020, cuando las restricciones a la circulación y las reuniones entre personas prohibieron la realización de asambleas presenciales. Desde entonces está vigente este servicio, que busca que los encuentros se lleven a cabo de manera electrónica, pero resguardando toda la información.

Este servicio, que se ajusta a toda la legislación argentina, tanto nacional como provincial, surge de la mano de Encode, prestador del servicio de Certificados de Firma Digital de Argentina, y la consultora internacional Digital Documents Advisors, especializada en el tratamiento de información digital, quienes detectaron este problema en plena pandemia y como solución crearon Asamblea Digital, una herramienta que ya lleva realizadas cerca de 100 reuniones virtuales.

Pero no se trata solo de una reunión por Zoom, Meet o por la plataforma propia de Asamblea Digital, sino que este servicio provee a su vez muchas otras herramientas legales, en un entorno informático, que permiten asegurar a quien realiza la asamblea que no va a tener problemas el día de mañana, generando Certificados de Cadena de Custodia Digital almacenados en Blockchain.

Cualquier persona jurídica y profesional que necesite reunirse y dejarlo asentado en algún registro puede acceder a este servicio, cuyo costo varía de acuerdo a las personas que confirmen su asistencia, pero que puede ir desde $ 6.301 (de 1 a 5 participantes) hasta $ 189.023 (de 1001 a 2000 participantes).  

Para acceder a una Asamblea Digital se deben realizar los siguientes pasos:

  1. Alta en el sistema: el usuario administrador se registra en el sistema de la plataforma.
  2. Carga de datos: se completa la información de la entidad y la de sus miembros.
  3. Carga de información de la asamblea: se completa toda la información de la asamblea y el sistema notifica a todos los miembros. Se registra el proceso generando un DCCC (Certificado de Cadena de Custodia Digital) almacenado en Blockchain.
  4. Debate (fuera del sistema): los miembros de la asamblea tendrán el debate utilizando el método externo que hayan establecido previamente.
  5. Votación: se realiza mediante un link único que cada participante recibe por correo.
  6. Acta de la asamblea: finalizado el debate y la votación se genera un acta de la asamblea, la cual se envía a todos los miembros y se resguarda la información incluyendo el video, generando un DCCC en Blockchain.

Realizar una Asamblea Digital tiene sus ventajas:

  • Menores costos comparado con la realización de una asamblea presencial.
  • Sencillez y velocidad: el uso de medios digitales simplifica y acelera los pasos que refieren a la convocatoria, documentación y desarrollo de la asamblea.
  • Automatización de la publicación del edicto, la convocatoria y las notificaciones a los socios.
  • Sin desplazamientos, respetando el distanciamiento social y ahorrando tiempo.
  • Validez legal: certificación, validación y resguardo de todo el proceso (convocatoria, notificación, debate, votación y acta final) mediante el uso de Firma Digital y Certificados de Cadena de Custodia en Blockchain.
  • Resguardo digital legal: todos los pasos y procesos quedan archivados y certificados de firma digital (Firma Digital y Blockchain), con valor probatorio legal absoluto.

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